Fachkräftemangel in mittelständischen Teil 3: Automatisierung und der Einsatz Künstlicher Intelligenz

Angesichts der zunehmenden Schwierigkeiten, welche die Unternehmen bei der Suche und Gewinnung von Mitarbeitern haben, ist in den vergangenen Jahren das Halten der bestehenden Mitarbeiter wichtiger geworden. Im ersten Teil der Reihe „Fachkräftemangel in mittelständischen Unternehmen“ werden ausgewählte Themen mit Blick auf die Gewinnung von Mitarbeitern diskutiert, um Denkanstöße und eine erste Orientierung insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen zu bieten.

Der zweite Teil beschäftigt sich mit der Bindung vorhandener Mitarbeiter an ein Unternehmen. Im Umgang mit einer zunehmenden Personalknappheit rücken aber nicht nur eine erfolgreiche Rekrutierung und Mitarbeiterbindung in den Fokus der Unternehmen. Entscheidend ist auch, inwieweit mit dem Einsatz neuer Technologien Prozesse effizienter gestaltet werden können und bestehendes Personal entlastet werden kann. Inhalte dazu werden im dritten Teil diskutiert.

Kleine und mittelgroße Unternehmen stehen vor einem vielversprechenden Automatisierungspotenzial

Obwohl laut einer IONOS-Studie fast jedes zweite kleine oder mittelständische Unternehmen (KMU) aufgrund der hohen Kosten und des Zeitaufwands, einer Implementierung von Digitalisierungsprojekten skeptisch gegenübersteht, besteht in KMU viel Potenzial, um mit dem Einsatz von automatisierten Lösungen und Künstlicher Intelligenz die eigene Produktivität zu steigern und dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.

Der Begriff Automatisierung beschreibt die Durchführung von Prozessen mithilfe von Maschinen und Softwarelösungen, sodass der Arbeitsaufwand für das Personal sinkt. Über die Digitalisierung vorhandener Daten schreitet die Automatisierung von betrieblichen Prozessen, beispielsweise der Arbeitszeiterfassung sowie Gehalts- und Spesenabrechnungen, voran, wodurch das Personal bei administrativen Routinetätigkeiten Zeit sparen kann.

Während die Automatisierung in großen Unternehmen der Fertigungsindustrie wie der Automobilindustrie weit vorangeschritten ist, ist das Automatisierungspotenzial bei kleinen und mittelständischen Firmen wie in Handwerksbetrieben noch nicht vollständig ausgeschöpft. Der Deutsche Robotik Verband schätzt, dass weniger als 5 % der Tätigkeiten im verarbeitenden Gewerbe bei den kleineren Betrieben bislang automatisiert sind. Das größte Potenzial für Robotik und Automatisierung liegt demnach in der Metall- und Maschinenbauindustrie sowie in der chemischen und Kunststoff verarbeitenden Industrie.

Mit dem Einsatz von Robotern kann das Personal insbesondere bei monotonen Tätigkeiten entlastet werden

Der Fachkräftemangel beschleunigt die Automatisierung und den Einsatz von Robotern zunehmend auch bei kleineren Firmen. Laut einer IFR-Umfrage plant derzeit fast die Hälfte aller mittelständischen Unternehmen in Deutschland, einen Roboter anzuschaffen.

Das Segment der kollaborierenden Roboter, auch Cobots genannt, die direkt neben und mit den Beschäftigten zusammenarbeiten, ist in den vergangenen Jahren gewachsen. Während gewaltige Industrieroboter beispielsweise die Schweißarbeiten in der Automobilproduktion übernehmen, erweitern sich mit den neuen Cobots die Einsatzmöglichkeiten und dürften insbesondere für kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe interessant werden.

So können die Cobots zum Beispiel Elektronikteile am richtigen Ort platzieren, Holzbretter polieren oder Kisten auf einer Europalette stapeln, und so die Mitarbeiter bei repetitiven Tätigkeiten, die gleichwohl eine hohe Präzision erfordern, entlasten. Unter anderem werden Roboter in Hotels, Bars und Gastronomien bei der Zubereitung und Auslieferung von Speisen und Getränken bereits getestet. Viele Selbstbedienungsrestaurants können durch KI-gesteuerte Kameras sowie Bestellterminals wiederum das Personal an der Kasse reduzieren.

Die Unternehmen erhoffen sich von Künstlicher Intelligenz vor allem Effizienzsteigerungen

Künstliche Intelligenz geht über den Einsatz klassischer Automatisierungslösungen hinaus und verbessert und ergänzt diese. Der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) steigert die Geschwindigkeit der Prozessabläufe in Unternehmen, ebenso kann ein hohes Datenvolumen schneller verarbeitet und potenzielle Fehlerquellen reduziert werden. Als weniger bedeutend wird von Unternehmen dagegen die Absicht bewertet, durch den Einsatz von KI Personal einzusparen.

Bereits über 40 % der von Hays befragten Unternehmen nutzen aktuell KI-Lösungen, weitere 17 % befinden sich in der Umsetzungsphase. Bisweilen wird KI von Industrie- und Dienstleistungsunternehmen deutlich häufiger eingesetzt als vom öffentlichen Sektor. Im Hinblick auf die verschiedenen Unternehmensbereiche wird KI am häufigsten in der IT verwendet, gefolgt von der Forschungs- und Entwicklungsabteilung, der Logistik, im Marketing sowie im Vertrieb.

Allerdings sind KMU aufgrund ihrer Größe häufig nicht in der Lage, mit den neuesten Entwicklungen Schritt zu halten. Laut dem Bundesministerium für Bildung und Arbeit nutzen bisher nur 10 % von ihnen KI im Arbeitsalltag. Zudem seien einheitliche, unternehmensübergreifende Systeme wie ERP-Systeme, die Voraussetzung für den Einsatz von KI sind, häufig nicht in mittelständischen Unternehmen verfügbar. KMU, welche die Potenziale von KI für sich nutzbar machen wollen, müssen daher zunächst die nötige Infrastruktur aufbauen.

Die Anwendungsbereiche Künstlicher Intelligenz sind trotz der genannten Herausforderungen vielseitig

Etwa die Hälfte der Arbeitsplätze, die derzeit von KI beeinflusst werden, werden laut Hays dadurch ihre Produktivität steigern können, während die andere Hälfte davon profitieren wird, dass KI Aufgaben übernehmen kann, die derzeit noch von Mitarbeitern ausgeführt werden. So zeigt das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) auf, dass selbst Tätigkeiten von hoch qualifizierten Mitarbeitern in Teilen von KI-Lösungen übernommen werden können, wohingegen ein Teil der Tätigkeiten in Berufen mit mittleren oder geringen Qualifikationsanforderungen vielmehr durch den Einsatz von klassischer Software unterstützt oder ersetzt werden wird.

Besonders hoch sind die Automatisierungspotenziale durch KI im Verarbeitenden Gewerbe sowie in der Informations- und Kommunikationstechnik, gering sind sie dagegen in Tätigkeitsfeldern mit direktem menschlichem Kontakt wie in der Altenpflege. Doch auch in der Kundenkommunikation kommt KI vermehrt zum Einsatz, insbesondere in Form von Chatbots, deren Einsatz auch für kleinere und mittelständische Unternehmen vermehrt erschwinglich wird.

Neben der direkten Unterstützung von Arbeitsprozessen kann KI auch identifizieren, in welchen Unternehmensbereichen ineffiziente Prozesse vorliegen, die besonders zeitintensiv und fehleranfällig sind. Folglich ist KI nicht nur auf umfangreiche Datensätze angewiesen, sondern bei der Datenerhebung selbst im Einsatz.

Die Software Deltia.AI berechnet beispielsweise, wie viel Zeit die Mitarbeiter für die einzelnen Produktionsschritte benötigen. Das KI-Tool erfasst die einzelnen Arbeitsschritte der Mitarbeiter über Kameras und analysiert, wie lange die einzelnen Prozesse dauern. Mithilfe dieser Informationen wird Schulungsmaterial erstellt, wodurch wiederum die Effizienz gesamter Teams gesteigert werden kann. Derartige Software wird in vielen Fällen als Beratungsleistung für kleine und mittelständische Unternehmen bereitgestellt, da ihr Einsatz punktuell ist und nicht die dauerhafte Implementierung umfassender Systeme erfordert.

Nach der Analyse der Arbeitsprozesse können weitere KI-Lösungen implementiert werden. Erst wenn klar ist, in welchen Schritten welche Serviceleistung abläuft, kann das Unternehmen automatisierbare Abschnitte identifizieren und die Leistungen für die KI hinterlegen. Um beispielsweise die Potenziale einer generativen KI im Kundenservice auszuschöpfen, werden vorab bestehende Kundendialoge analysiert und ausgewertet. Ziel ist es, jene Dialoge zu finden, die eine hohe Wiederholungsquote aufweisen und die sich möglichst leicht durch große Sprachmodelle (LLMs) umsetzen lassen.